——央企/国企/科研单位通用的专业级写法
在日常工作中，无论是科研资料、涉密文件、内部邮件、设备记录、数据传递，只要涉及到“保密要求”，一旦出现 信息泄露、误传、违规操作、截图外发、违规使用个人设备 等情况，单位都会要求相关责任人或部门提交：
情况说明 / 事件说明 / 失泄密报告 / 说明材料
但许多人不知道该怎么写：
写轻了不严肃；写重了又怕担责；写多了容易牵扯；写少了像敷衍。
今天，我将给你一篇 可直接使用的专业写法模板，并附上“高质量情况说明”的写作框架，让你在正式场景中稳妥解决问题。
一、情况说明必须包含的 6 大关键点
任何保密事件说明，无论单位要求格式如何，都必须包含以下六个部分：
事件基本信息
事件经过（事实描述）
事件原因分析
采取的补救措施
事件影响评估（是否造成扩散）
后续整改及防范措施
这是各单位默认认定的“完整材料结构”，缺一不可。
二、保密事件情况说明（标准正式模板）
下面是一份“直接可用”的情况说明模板，适合任何国企、央企、研究院、党政机关使用。
情况说明
根据单位要求，现就本次保密事件的相关情况说明如下：
一、事件基本情况
发生时间：2025 年 X 月 X 日 X 点
发现时间：2025 年 X 月 X 日 X 点
涉及人员：姓名（部门）
事件类型：涉密资料误传 / 涉密终端违规操作 / 涉密文件存储不当 / 其他
事件级别（如已判定）：一般保密事件 / 较大保密事件 / 待认定
二、事件经过（按时间线如实描述）
2025 年 X 月 X 日 X 点，本人（或本部门）在处理 XX 工作时，因 （说明原因，例如：操作不当、误判文件分级、未严格核对收件人、使用非授权设备等），将 （涉密内容简述，不写细节） 通过 （如微信、邮件、U 盘、打印、照片等） 误传/存储/操作。
随后在 X 点 X 分，本人发现异常情况并立即停止相关操作。于 第一时间向部门负责人及保密管理人员报告 并配合处置。
三、原因分析
本次事件的发生，主要原因如下：
主观原因：
对保密要求理解不深、不够严格
核对流程执行不到位
习惯性工作方式存在风险
客观原因（如有可写）：
系统操作界面相似、误选
文件命名不规范
工作量集中导致疏忽
没有在安全区域内操作相关内容
（如没有客观原因，可只写主观原因，保持严肃态度）
四、已采取的补救措施
事件发生后立即采取以下处置：
第一时间停止传播路径（撤回消息、关闭共享、断开设备等）
通知接收人删除相关内容并清空回收站/聊天记录
检查是否产生备份、历史记录、快照等残留
及时向上级部门和保密管理部门报告
如有需要，协助保密技术部门确认未进一步外泄
五、事件影响评估
经自查及配合保密管理部门沟通，目前情况如下：
涉密内容 未扩散至无关人员
涉密信息未被外部系统保存
未造成实际影响
风险已全部消除（如已确认）
如影响仍在评估阶段，可写：
当前正由保密管理部门进一步研判事件影响范围与风险等级，本人将持续配合调查。
六、整改措施及后续防范
针对本次事件的发生，本人将从以下方面认真整改：
严格遵守涉密资料使用、编辑、存储和传输规定
不在非涉密终端进行涉密相关操作
建立“双人复核机制”或完整核对流程
加强文件分级、命名规范，避免混淆
积极参加单位组织的保密学习、考试与培训
强化底线意识，杜绝类似事件再次发生
本人对本次事件造成的影响深感自责，将坚决吸取教训。
特此说明。
（单位名称 / 部门）
（姓名 + 联系方式）
（日期）
三、如何让“情况说明”既严谨又不自损？——3 条关键原则
很多人写成“思想汇报式检讨”，反而不专业。
专业的写法既要认错，也要保护自己。
① 事实必须客观，不带判断性语言
❌ 不要写：
“我严重违反保密规定……”
“造成了重大后果……”（未经认定不要自称重大）
✔ 要写：
“因操作不当导致……属于待认定事件”
“事件未造成扩散，经初步判断影响可控”
② 不要主动扩大责任
❌ 不要写：
“我完全负全部责任”
“完全是我的疏忽造成的所有问题”
✔ 可写：
“本人在核对环节存在不严谨之处”
“客观上存在易混淆界面等风险因素”
既承担自己应负责任，也不盲目扩大全责。
③ 千万不要描述涉密内容！
情况说明中 绝不能写明涉密文件内容、级别、细节、关键数据。
正确写法：
✔ “涉密资料相关内容已按要求处理”
✔ “相关信息已全部删除并未扩散”
错误写法：
❌ “当时我把××项目的××密级数据发给……”（这本身就是二次泄密）
四、保密事件出现后的正确流程（宣教版）
第一时间停止传播（删除、撤回、断网）
立即向主管领导和保密管理员报告
不得擅自处理设备、不得隐瞒不报
配合技术部门进行研判和取证
按单位要求提交情况说明或报告
参加后续保密教育和整改措施
这一段非常适合微信公众号，用于提醒员工。
五、总结：情况说明的本质
一句话总结：
用事实说话，用流程纠偏，用态度表态，用措施防范。
既严肃、又专业；
既负责、又不扩大风险；
既能体现态度，又能保障合规。